孫社長の元社長室長に学ぶプレゼン資料の書き方・伝え方のポイント

孫社長のYESを10秒で連発した瞬足プレゼン(三木雄信、すばる舎)

孫社長のYESを10秒で連発した 瞬速プレゼン』(三木雄信、すばる舎)。
社会人になると相手に見せるためのプレゼン資料を作成する機会って増えます。
営業、開発、管理など職種を問わず、プレゼン資料を作成したことがない人はいないのではないでしょうか。
現在はマニュアル作成の仕事がメインである私ですが、少なからずプレゼン資料を作らなければならないときがあります。
はじめはやっぱり本から知識を得るのが一番です。そこで今回の本を読み終わったので備忘録。

本記事では、

  • プレゼン資料を作ったけど上司から一発で承認を得られない人
  • 部下にプレゼン資料の作り方を指導しなきゃいけない人
  • そもそもプレゼン資料を作ったことが無いからコツを知りたい人

のような人に向けて、プレゼン資料の書き方や伝え方のポイント・コツについてまとめました。
「こんな感じかー」と参考になれば幸いです。

現在はトライオン株式会社の代表取締役をされている三木雄信さんが執筆した本です。
以前はソフトバンク株式会社にて、孫社長の下で社長室長として働いていました。
どれだけ忙しいかは「はじめに」を読むと、倒れないかと心配になるほどです。。。
この本で私が気になったポイントは3つです。

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10秒以内に相手から承認を得る伝え方には4つのポイントがある


著者は時間が無い相手からでも承認をもらうには、伝え方を工夫することが大切であることを教えてくれています。(p46)
伝え方のポイントは4つだそうです。

  • 相手が断れない状況を事前に作る
  • 相手が欲しい情報を伝える
  • タイミングを計る
  • 伝える順番に気を付ける

まずはじめに私が感じたこととして、著者の言うことに対して納得です。
私の場合も報告・連絡・相談する上司がいろんな部署を兼任していて忙しい人なので、いかに短時間で要点を伝えるかを意識しています。
ただ、この本で学んだこととしては「相手が断れない状況を事前に作る」ということです。
相手が断れない状況にするためには事前準備が重要です。
いざ上司に伝えても一発で承認をもらえないということは、準備不足だったんだと反省です。ただ、相手が求める情報をどうやって考えたらいいのかわからないです。そこで、著者は相手が求める情報を知る秘訣も教えてくれています。それが気になった2つ目のポイントである「情報にはレベルがある」という考え方です。

情報にはレベルがある!相手の視点に立った「DIKWモデル」でプレゼン資料の情報を加工する


続いて、一発で承認を得るために相手が求める情報を知り、プレゼン資料に盛り込むためには、相手の視点に立って情報のレベルを変えることが必要だと著者は言っています。(p88)
相手の視点に立つための考え方として「DIKWモデル」を著者はあげています。
DIKWモデルとは、「Date」「Information」「Knowledge」「Wisdom」の頭文字をとったフレームワークです。
著者はDIKWモデルを利用して、情報を社長や部長など組織の階層別に当てはめて、相手が求める情報を提案する方法を教えてくれています。
私は今までDIKWモデルを利用したプレゼン資料を作成していなかったことに、本を読んで気づきました。
社長や部長に現状の問題解決のための企画書、提案書などのプレゼン資料を作成するときに欠けていた考え方です。
その結果、今までにプレゼン資料を作成し、プレゼンしてもメリットが伝わっていなかったのだと分かりました。今後の改善していくためのアクションとして念頭に置いておこうと感じました。

相手に即決させるプレゼン資料の書き方には6つのポイントがある


相手の承認を得る伝え方の基本、相手の立場に立った情報を示す重要性を学んだ後は、いざプレゼン資料の作成に入ります。
著者は時間が無い相手からでも承認をもらうプレゼン資料の書き方を教えてくれています。(p130)
書き方のポイントは6つだそうです。

  • 相手が欲しい情報を入れる
  • 構造化する
  • 「定義」を決める
  • 数値化する
  • 「つかみ」を工夫する
  • ワンスライド・ワンメッセージ

今までシンプルでわかりやすいスライドになることを意識して作成していましたが、6つのポイントを全て満たしていなかったということに気付かされました。
そして、気付いたことが自分よりも役職が上の人が作成したプレゼン資料に6つのポイントが抑えられているか考えたとき、意外と満たしていないということです。
特に「ワンスライド・ワンメッセージ」です。情報量が多い内容を伝えようとしたとき、ついついスライド1枚に対してびっしりと書かれていてもわかりにくいです。
自分は相手が即決できるプレゼン資料を作成するためにも、最後にプレゼン資料を仕上げるときのチェックポイントにしたいと感じました。

社会人になるとプレゼン資料を作成する機会がぐっと増えます。
私は社会人歴5年以上になりますが、まだまだプレゼン資料を作成するポイントが抑えられていなかったと、今回の本を読んで気付きました。多くの人のプレゼン資料を見て、参考に作成していてもです。
特に新卒で新社会人になった人であれば、意識して本やネットであらかじめ情報をインプットしていない限り知らないままであることが、今回の本からは学ぶことができます。
私は読み終わったとき、今回の本をはじめから順番に意識して実践していくだけで、ソフトバンク株式会社の孫社長のような時間がない相手からも承認を得られるプレゼン資料を作成できるようになっていると感じました。
作成したプレゼン資料がなかなか承認を得られない、プレゼン資料の作成方法を指導する際のポイントを教えたい人に読んで欲しい一冊。

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